社内検索AIに古い規程を答えさせない更新日・権限設計

どんな場面で困るか

就業規則を改定したのに、共有フォルダへ『規程_最終』『規程_修正』『規程_旧』が残っていると、検索AIは文章の近さだけで古い版を選ぶことがあります。もっともらしい回答ほど誤りに気づきにくくなります。

検索結果へ正しい文書が含まれていても、回答生成時に別の古い文書を使う可能性があります。検索順位と、最終回答が引用した根拠を分けて評価します。

比較・確認する項目

有効期間

公開日だけでなく有効開始日と失効日を持たせ、現在有効な文書だけを回答候補にする。

版と承認

文書ID、版番号、承認者を必須にし、下書きと承認済みを同じ検索対象へ入れない。

権限

検索インデックス作成時と回答時の両方で、利用者が閲覧できる文書だけを使う。

引用

回答に文書名、版、更新日、該当箇所へのリンクを表示する。

失敗時

根拠が競合する、期限切れ、更新日不明なら回答を止め、所管部署を案内する。

1社・1業務・1場面の具体例

総務が旅費規程を2026年7月1日に改定した会社を想定します。旧版は削除せずアーカイブへ移し、検索対象フラグを外します。新版には文書ID TRAVEL-001、版3.0、有効開始日、総務責任者を付けます。

『宿泊費の上限は』というテストでは、正しい金額だけでなく版3.0と更新日が表示されることを合格条件にします。旧版を引用した場合と、根拠を表示しない場合は不合格です。

導入する・限定的に試す・待つの判断

上記は初期テスト用の設定例です。業務のリスク、社内規定、法的要件に合わせて変更してください。

明日やること

• 対象文書を20件に絞り、有効版・旧版・下書きを分類する。
• 権限の異なる3ユーザーで同じ質問を試す。
• 回答へ文書ID、版、更新日、該当リンクを必須表示する。